Un guide pour l'engagement des fournisseurs pour une décarbonation efficace de la chaîne de valeur

Les émissions générées dans la chaîne de valeur constituent souvent une part importante des émissions globales de GES d'une entreprise. En s'engageant activement avec les fournisseurs, les entreprises peuvent traiter ces émissions au-delà de leur contrôle direct. Les efforts collaboratifs réduisent les risques associés aux initiatives isolées et facilitent le partage des meilleures pratiques, technologies et innovations pour réduire les émissions. Cette coopération peut conduire au développement de nouveaux produits et processus plus durables, que ni l'une ni l'autre des parties ne pourrait réaliser seule.

Qu'est-ce que l'engagement des fournisseurs ?

Chaque entreprise qui s'est lancée dans le calcul des émissions de GES et la décarbonation trouvera un énorme défi à estimer le Scope 3-catégorie 1 avec précision et avec des données suffisamment granulaires et fiables nécessaires pour la décarbonation et le suivi des progrès. Impliquer les fournisseurs aide les entreprises à obtenir une visibilité sur l'origine des émissions générées en dehors de leurs opérations directes et à commencer à recueillir des données fiables dans un processus structuré et évolutif. En travaillant en étroite collaboration avec les fournisseurs, les entreprises peuvent encourager l'adoption de méthodes standardisées de collecte de données, garantissant la cohérence et la fiabilité des données d'émissions rapportées. 

L'engagement des fournisseurs présente d'autres avantages pour les entreprises

D'un point de vue plus large, l'engagement des fournisseurs peut aider à aligner leurs opérations sur les objectifs de durabilité à long terme de l'entreprise, non seulement en termes d'émissions de GES, mais également en ce qui concerne les autres objectifs environnementaux et sociaux requis par la réglementation CSRD et les normes ESRS. Un processus d'engagement formel encourage les fournisseurs à mesurer, déclarer et divulguer leurs émissions et autres données de durabilité. Cette transparence est essentielle pour un reporting précis et le suivi des progrès. La compréhension des émissions de GES des fournisseurs et de leurs autres données de durabilité aide à identifier les risques potentiels liés à la non-conformité aux réglementations de durabilité, aux dommages à la réputation et aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

L'engagement proactif des fournisseurs témoigne de l'engagement d'une entreprise envers la durabilité, renforçant ainsi sa réputation auprès des consommateurs, des investisseurs et des autres parties prenantes. Une gestion transparente et responsable de la chaîne d'approvisionnement contribue à des relations plus solides avec les fournisseurs tout en améliorant la crédibilité auprès des parties prenantes, y compris les clients, les employés et les investisseurs.

L'engagement des fournisseurs permet aux entreprises de :

• Collectez des données fiables auprès des fournisseurs de manière organisée et reproductible.
• Identifier les opportunités de réduction des émissions qui pourraient ne pas être évidentes sans une compréhension globale de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement (les exemples peuvent inclure des efforts conjoints pour améliorer l'efficacité, passer à des sources d'énergie renouvelable ou repenser les produits pour réduire leur impact environnemental).
• Mettre en place des efforts et des objectifs coordonnés entre l'entreprise déclarante et ses fournisseurs pour investir ensemble, partager et minimiser les risques, et rendre compte des progrès collectivement sans greenwashing ni double comptage.

La collecte de données et la collaboration avec les fournisseurs pour réduire les émissions ont été systématiquement signalées par les entreprises comme l'un des principaux points de douleur dans la gestion des émissions en général et la réduction des émissions du Scope 3 spécifiquement. Les défis et les obstacles varient largement mais dépendent fortement de la complexité et de la longueur de la chaîne de valeur de l'entreprise, de l'identification des données correctes et d'un processus pour collecter ces données de manière opérationnelle et évolutive, et enfin, de la capacité de l'entreprise déclarante à influencer les décisions de ses fournisseurs.

Chaque entreprise doit créer et adapter ses processus internes en fonction de ses besoins et de ses ressources. Cependant, certaines meilleures pratiques et astuces peuvent être utilisées comme guide pour démarrer la création et la mise en œuvre d'un processus d'engagement des fournisseurs. Basé sur l'expérience de Plan A dans l'accompagnement de nos clients dans la gestion des émissions du scope 3 et une revue de la littérature de pointe existante, nous proposons ici un aperçu de ce qu'une entreprise peut faire pour atteindre une décarbonation efficace tout au long de la chaîne d'approvisionnement. 

Comment commencer avec une collaboration fournisseur

À ce stade, vous devriez avoir finalisé votre empreinte carbone d'entreprise (CCF). Par conséquent, vous connaissez déjà l'importance relative de vos émissions de Scope 3 dans votre empreinte carbone totale. De plus, votre entreprise a probablement estimé les émissions dans la chaîne de valeur en utilisant des données de dépenses. Il s'agit de la première étape recommandée et il est bénéfique de passer en revue les fournisseurs les plus pertinents en termes de dépenses et d'émissions de GES (voir étape 1 dans la Figure 1).

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La deuxième étape consiste à identifier les principales catégories d'approvisionnement (par exemple, des catégories spécifiques de produits physiques, de services, de cloud et d'informatique, de services de conseil, etc.) et les principaux fournisseurs en fonction des dépenses et de leur contribution aux émissions de la chaîne d'approvisionnement. Cette identification vous permettra de classer les catégories d'approvisionnement et les fournisseurs en hiérarchies, qui seront utilisées dans les étapes suivantes pour prioriser la mise en œuvre du programme d'engagement des fournisseurs, en mettant l'accent sur les fournisseurs les plus pertinents et là où il y a plus d'opportunités de réduire les émissions. 

Établir un programme d'engagement des fournisseurs 

Selon le Protocole GES, il existe deux phases principales qui sont conformes à un programme d'engagement des fournisseurs :

1. Planification interne avant de s'engager avec les fournisseurs
2. Travailler avec les fournisseurs pour collecter des données

Planification interne

Il est recommandé d'établir en interne les étapes et processus envisagés avec les participants concernés avant de s'engager directement avec les fournisseurs, afin de garantir le contrôle du processus et de pouvoir le reproduire et l'étendre pour les itérations futures.

Les activités suivantes sont suggérées d'être mises en œuvre dans le cadre de la planification interne nécessaire avant de réellement s'engager avec les fournisseurs :

• Identifier les départements internes responsables de la collecte de données. Avant de vous engager avec les fournisseurs, vous devriez identifier si votre entreprise dispose déjà d'initiatives en matière d'environnement ou de responsabilité sociale qui s'appliquent à leur chaîne d'approvisionnement et voir comment les intégrer à un programme d'engagement des fournisseurs pour la gestion des émissions de carbone (par exemple, un processus de diligence raisonnable des fournisseurs qui inclut des critères de durabilité). Cela peut garantir la cohérence avec vos pratiques actuelles et aider à réduire la charge des fournisseurs (Protocole GHG). 
• Identification des principaux départements internes et détermination des responsabilités : Certains départements au sein de votre entreprise peuvent déjà être responsables de la collecte de données directement ou indirectement liées à la durabilité. Des exemples typiques incluent les Achats, la Direction Générale, les Affaires Environnementales ou la Responsabilité Sociale. Ces départements sont souvent responsables de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et peuvent soit coordonner le programme d'engagement des fournisseurs, soit être des parties co-responsables dans l'effort collectif. 

Il est essentiel d'établir des responsabilités claires pour la collecte des données, la gestion des données, le traitement et l'assurance qualité, le calcul des émissions de GES, la surveillance de la réduction, et enfin, la communication des résultats. 

Il est également recommandé de mettre en place du matériel pédagogique interne et de l'aligner sur les objectifs, les méthodes et l'importance du programme d'engagement des fournisseurs au cas où ces départements ne seraient pas familiers avec la durabilité et le changement climatique. Cela peut inclure la formation sur la manière de communiquer efficacement avec les fournisseurs, de gérer les questions courantes et de souligner le soutien de la direction derrière le programme.

• Sélectionner les fournisseurs et identifier les informations sur les fournisseurs : Selon les besoins en données, la complexité et la taille du réseau de fournisseurs, vous devriez décider de sélectionner tous les fournisseurs (pour un petit réseau de fournisseurs) ou un sous-ensemble basé sur un exercice de priorisation (pour des réseaux de fournisseurs vastes et complexes).

Les critères utilisés pour prioriser les fournisseurs avec lesquels commencer le programme d'engagement des fournisseurs peuvent être les suivants :

• Le sélection des fournisseurs est basée sur les dépenses afin de choisir les fournisseurs responsables d'au moins 80% de toutes les émissions de GES de la catégorie 1 du Scope 3 (en règle générale), comme indiqué dans la Figure 1, étape 1.
• Fournisseurs présentant le plus grand potentiel de réduction des émissions et moins de défis potentiels. 
• Maturité du fournisseur dans la gestion de ses données et processus liés à la durabilité et au changement climatique (par exemple, le fournisseur dispose d'un département de durabilité, rapporte déjà les émissions de GES, a des objectifs de réduction, etc.)
• Les fournisseurs pour lesquels les dépenses de votre entreprise représentent une grande proportion des revenus (ce qui signifie que votre entreprise a potentiellement une plus grande possibilité d'influence).
• Les changements potentiels dans les relations avec les fournisseurs, tels que les ajouts, les suppressions ou les modifications des accords, peuvent influencer les fournisseurs qui devraient être inclus dans le programme d'engagement des fournisseurs. 

Les fournisseurs classés comme prioritaires doivent être considérés en premier pour planifier un engagement plus approfondi avec eux. 

Le niveau de maturité de la gestion de la durabilité des fournisseurs

Avant de collecter des données auprès des fournisseurs, il est recommandé de comprendre la maturité de vos fournisseurs par rapport à leur propre gestion des émissions de GES et de les classer en conséquence. Cela permettra d'établir une approche différenciée pour travailler ensemble selon leurs capacités et leurs ressources : 

Faible niveau de maturité : Ces fournisseurs ne calculent pas, ne gèrent pas et ne déclarent pas leurs émissions. Ils ne seront peut-être pas prioritaires lors de la première itération du programme d'engagement des fournisseurs. Vous pouvez engager ces fournisseurs pour les aider/les former à améliorer leur gestion des émissions de GES, collecter des données d'activité supplémentaires sur les catégories pertinentes, etc.

Niveau de maturité moyen : Ces fournisseurs peuvent avoir des enregistrements de données d'activité commerciale et/ou d'émissions de gaz à effet de serre. Vous pouvez engager ces fournisseurs et les inclure dans la première itération de votre programme d'engagement des fournisseurs grâce à des questionnaires, des enquêtes et/ou des entretiens directs pour identifier clairement quelles informations et dans quelle mesure sont utiles pour les objectifs de votre programme d'engagement des fournisseurs.

Niveau de maturité élevé : Ces fournisseurs calculent déjà et déclarent leurs émissions de GES. Ils ont probablement aussi leurs propres objectifs de réduction. Vous devriez donner la priorité à ces fournisseurs dans votre première itération du programme d'engagement des fournisseurs, surtout s'ils respectent vos autres critères de priorisation définis.

• Développez une méthode pour gérer les données des fournisseurs : Selon le Protocole GHG, la gestion des données des fournisseurs implique la collecte de données, la garantie de leur qualité et la communication des résultats. Le choix de la méthode et du processus de collecte de données appropriés est crucial pour rassembler les données GHG des fournisseurs. L'utilisation d'un logiciel spécialisé peut être la meilleure façon d'améliorer l'efficacité de la gestion des informations des fournisseurs, ce qui aidera à alléger le fardeau des fournisseurs, à renforcer la transparence et à minimiser les erreurs et les incohérences potentielles. 

Les informations suivantes doivent être collectées auprès des fournisseurs :

• Description des sources d'émissions et du scope
• Détails des limites
• Période de reporting
• Données d'activité et émissions de GES
• Comparabilité avec les méthodologies de calcul des émissions de GES des années précédentes
• Détails des facteurs d'émission et des sources de données
• Discussion des incertitudes
• Tendances évidentes dans les données (le cas échéant)
• Actions de réduction déjà mises en œuvre (si applicable)
• Progrès vers les objectifs (le cas échéant)
• Description des événements affectant les données (le cas échéant)
• Indicateurs de ratio nécessaires pour l'allocation 
• Toute autre information pertinente 

Gestion des données des fournisseurs

Trois activités sont essentielles pour la gestion des données relatives aux GES des fournisseurs :

Collecte de données : vous devez préciser quel type de données, par quels moyens et quelles unités spécifiques vous devez collecter. Pour le type de données, vous devez décider si vous êtes intéressé uniquement par les émissions de GES, uniquement par les données d'activité commerciale, ou une combinaison des deux. En ce qui concerne les moyens, il est crucial que vous définissiez ce qui convient le mieux à votre entreprise et à vos fournisseurs prioritaires. Cela concerne la collecte de données par le biais d'enquêtes, de questionnaires et d'entretiens, mais aussi de décider si vous collecterez des données à l'aide de processus manuels ou automatiques (par exemple, assistés par un logiciel spécialisé tel que Plan A).

Assurance qualité : Il est essentiel de mettre en place une étape pour garantir que les données que vous recevez répondent au niveau de qualité requis. Des exemples peuvent être de s'assurer que les données respectent les unités spécifiées, les plages de temps, les valeurs aberrantes, les fautes de frappe, les lacunes dans les données, etc.

Analyse des données : La partie la plus critique de l'analyse des données sera d'assurer comment les changements dans les données d'émissions de votre fournisseur affecteront les émissions de scope 3 de votre entreprise. Les experts de Plan A peuvent fournir une assistance dédiée dans ce domaine.

Reporting : Enfin, il est très important de définir comment rapporter les émissions de vos fournisseurs et de surveiller leur impact sur votre propre CCF. Le logiciel Plan A peut vous aider à accomplir cette tâche.

• Déterminez les moyens à suivre si les fournisseurs choisissent de ne pas fournir de données : Dans le cadre du programme d'engagement des fournisseurs, vous devez envisager la possibilité que certains fournisseurs décident de ne pas partager les données requises. Le SBTi recommande que l'entreprise de reporting établisse une approche visant à obtenir une réponse des fournisseurs. Cette approche peut prendre l'une des formes suivantes : 1) l'application de mesures coercitives, 2) le soutien/information, ou 3) l'incitation à la concurrence entre les fournisseurs. Le choix d'une forme ou d'une autre devrait être basé sur le pouvoir d'influence que l'entreprise exerce sur ses fournisseurs. Les solutions possibles à ce défi doivent être adaptées à vos circonstances particulières et au type de relation que vous entretenez avec vos fournisseurs. Certaines recommandations peuvent être : [insert text]
  • Pour définir les obligations contractuelles avec vos fournisseurs en matière de divulgation des données dans le cadre de votre processus d'examen dûment établi.
  • Pour améliorer votre communication et votre interaction avec les fournisseurs (par le biais de formations, d'éducation, de collaboration ou de tout autre forme de soutien) qui donne à vos fournisseurs plus de confiance et un sentiment de responsabilité partagée.
  • Créer de la concurrence entre les fournisseurs est particulièrement applicable lorsque vous pouvez sélectionner différents fournisseurs pour le même produit ou service, afin que vous puissiez choisir d'autres fournisseurs plus disposés à vous fournir les données requises ou imposer des pénalités aux fournisseurs en fonction de leur engagement envers votre programme d'engagement des fournisseurs.
• Documentez votre processus d'engagement des fournisseurs : Pour améliorer, reproduire et étendre vos efforts d'engagement des fournisseurs, il est crucial de documenter méticuleusement les processus et systèmes utilisés, ainsi que toutes les décisions et critères établis lors des phases précédentes. Cette documentation est essentielle pour affiner et standardiser votre approche.  

Travailler avec les fournisseurs pour collecter des données

Maintenant que vous avez planifié et documenté votre programme d'engagement des fournisseurs, il est temps de le mettre en action. Le GHG Protocol et d'autres sources formelles suggèrent certaines étapes et activités spécifiques à réaliser dans cette phase. Dans les paragraphes suivants, nous les expliquerons.

• Lancez officiellement le programme et annoncez-le à vos fournisseurs prioritaires : Cette étape vous permettra de définir et de délimiter les objectifs, les finalités et les attentes entre vous et vos fournisseurs. Cela créera une compréhension commune et offrira un contexte sur le quoi et le comment de votre programme d'engagement des fournisseurs. Il est également essentiel d'identifier la bonne personne à contacter au sein des entreprises fournisseurs et de définir le bon point de contact pour les futures interactions avec elles.
• Fournir une formation ou une session d'information sur la méthodologie de collecte de données : Cette session doit être conçue pour familiariser le point de contact du fournisseur avec le processus de collecte de données et leur fournir les informations dont ils ont besoin pour entreprendre le reporting des données. Organiser cela sous forme de webinaire ou d'atelier dédié est une bonne pratique afin que toutes les questions soient clarifiées avant de commencer la collecte de données. Il est également important de se rappeler que les entreprises fournisseurs peuvent avoir besoin de collecter des données à partir de différentes sources internes dispersées. Par conséquent, vous devez reconnaître ce défi et leur fournir les outils, la formation et l'assistance dont ils ont besoin pour surmonter ce problème. 
• Vérifiez régulièrement avec les fournisseurs l'avancement de la collecte et de la communication des données : Dans le cadre de cette activité, le responsable du programme d'engagement des fournisseurs doit vérifier à une fréquence prédéfinie quel est l'avancement du fournisseur dans la réalisation et l'envoi des données requises. C'est également l'occasion de vérifier s'il reste des questions sans réponse ou des points non clarifiés que les fournisseurs pourraient encore avoir. L'utilisation d'un système de reporting automatisé simplifie cette partie du processus en permettant le suivi de l'avancement des fournisseurs. Cette interaction continue garantit que l'enquête est menée rapidement et favorise un partenariat collaboratif. 
• Évaluer les données de qualité et assurer le suivi : Après avoir reçu les données requises, vous devez vérifier qu'elles respectent tous les critères de qualité définis. Cela peut inclure, entre autres, l'exhaustivité et l'exactitude des données qualitatives et quantitatives, des unités, des plages de temps, des lacunes dans les données, des valeurs aberrantes, des informations manquantes, des informations fournies dans des supports non conformes, etc. Après avoir reçu et effectué la vérification de qualité, il est bon de pratique de communiquer à votre fournisseur que vous avez bien reçu les informations et qu'il n'y a aucun problème en suspens à cet égard. 

Mise en place d'une approche de collaboration pour réduire les émissions

Lors de la mise en œuvre initiale de votre programme d'engagement des fournisseurs, vous vous concentrerez très probablement sur la sélection du bon groupe de fournisseurs à prioriser en fonction de critères définis (comme décrit dans la section sur la planification interne) afin d'obtenir une compréhension plus approfondie de leurs empreintes carbone et de recueillir des données pour améliorer le calcul de vos émissions du Scope 3.

Cependant, lors des prochaines itérations, il est recommandé de fixer des objectifs de réduction des émissions de la chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez utiliser les directives du GHG Protocol ou de la Science Based Targets initiative (SBTi) pour établir des objectifs de réduction pour les biens et services achetés. 

Puisque, à ce stade, vous disposerez de données plus précises, il est possible de créer des scénarios de réduction et des projections, tout en ayant une compréhension plus approfondie des sources d'émissions dans la chaîne d'approvisionnement responsables des émissions. Ces analyses poseront les bases pour identifier des initiatives de réduction potentielles. Un objectif supplémentaire d'un programme d'engagement des fournisseurs bien établi est que vous pouvez mettre en œuvre les initiatives identifiées en étroite collaboration avec vos fournisseurs. 

Il est également important de se rappeler que tous les fournisseurs ne sont pas au même niveau de maturité et, par conséquent, ne peuvent pas adopter immédiatement des initiatives de réduction. Pour certains fournisseurs, les initiatives devront commencer par améliorer leur compréhension des enjeux liés au changement climatique, la collecte de données et le calcul des émissions ; les fournisseurs à maturité moyenne auront probablement besoin d'une formation et d'une collaboration étroite pour mettre en œuvre et surveiller les actions de réduction, tandis que les fournisseurs très matures auront probablement leurs propres objectifs et actions de réduction, ce qui rendra encore plus essentiel de créer des synergies et des processus standard pour capitaliser sur leurs efforts existants.

Vous pouvez trouver des ressources supplémentaires sur l'engagement des fournisseurs qui ont également été utilisées pour la création de cet article aux liens suivants :

• https://ghgprotocol.org/sites/default/files/2022-12/Supplier%20Engagement%20Guidance.pdf
• https://sciencebasedtargets.org/resources/files/Supplier-Engagement-Guidance.pdf